Diverse sono le fonti normative che disciplinano la materia delle copie.
In particolare, mentre il codice civile, agli artt. dal [n2714cc]] al
2719 c.c., contiene la disciplina relativa all'efficacia probatoria delle copie, sia di atti pubblici che di scritture private, il codice di procedura civile, agli artt. dal 743 al 746 c.p.c., si occupa di disciplinare le modalità per il rilascio delle copie da parte dei pubblici depositari, la procedura di
collazione, i rimedi contro eventuali rifiuti o ritardi.
Vi sono, poi, altre particolari disposizioni di legge che ne regolano ulteriori aspetti, come la competenza dei
pubblici ufficiali, le formalità per la spedizione, l'applicazione delle norme fiscali.
La norma in esame disciplina il rilascio della copia autentica, dovendosi intendere come tale la
copia di un
documento che lo riproduce in modo fedele e che un soggetto dotato di fede pubblica attesta essere conforme al documento originale.
Il rilascio della copia autentica consente ovviamente di tutelare la conservazione del documento
originale, in quanto non occorre che quest’ultimo sia asportato dal pubblico deposito ove si trova, in tal modo evitandosi il rischio di una sua perdita o alterazione.
Occorre anche precisare che qui ci si riferisce alla copia autentica di atti pubblici, dovendosi considerare come tali non solo quelli di cui all'
art. 2699 del c.c. (ovvero, quelli formati da un pubblico ufficiale autorizzato ad attribuire ad essi
pubblica fede), ma anche le scritture private oggetto di pubblico deposito o detenute da pubblici depositari.
L'obbligo di rilasciare la copia autentica grava su qualunque pubblico
depositario, autorizzato a spedire copia degli atti che detiene.
La norma parla in modo generico di pubblici depositari, configurandosi per tale ragione come norma in bianco, con la conseguenza che occorre necessariamente fare riferimento ad altre disposizioni normative capaci di individuare, per ciascuna figura, obblighi o requisiti di rilascio delle copie autentiche che il pubblico depositario detiene.
La capacità di estrarre copia compete in via generale innanzitutto a coloro che per legge sono tenuti a ricevere e formare dichiarazioni di volontà o altri atti produttivi di effetti giuridici, redigendo la relativa documentazione e provvedendo alla conservazione della stessa.
La medesima capacità, tuttavia, compete anche a coloro che siano depositari di atti formati da terzi ed a coloro che per legge abbiano il compito di formare pubblici registri nei quali questi stessi atti o documenti vanno trascritti, annotati o iscritti o sui quali si debbano, comunque, registrare i fatti ed eventi indicati dalla legge (ci si riferisce a notai, cancellieri, conservatori dei
registri immobiliari, archivisti e in generale tutti coloro che hanno il compito specifico di provvedere alla custodia e conservazione di atti).
In assenza di divieti legislativi, incombe sul pubblico depositario, autorizzato al rilascio di copie, un vero e proprio obbligo di rilasciare la copia a chiunque ne faccia richiesta, senza possibilità di compiere alcuna valutazione sull'interesse di chi fa la richiesta o sui motivi della stessa, sotto pena dei danni e delle spese.
Per converso, in capo al richiedente sussiste un vero e proprio diritto soggettivo ad ottenere il rilascio della copia, anche se si tratta di soggetto rimasto estraneo alla formazione dell'atto di cui chiede il rilascio di copia.
Pertanto, in caso di illegittimo rifiuto di rilascio della copia, il richiedente oltre che attivare il procedimento previsto dal secondo comma dell’
art. 745 del c.p.c., potrà agire anche in via ordinaria a tutela della propria posizione sostanziale.
Deve precisarsi che il diritto ad ottenere copia, disciplinato dalla norma in esame, non è illimitato, come peraltro risulta dalla clausola di salvezza delle disposizioni speciali di legge sulle imposte di registro e bollo contenuta nell'ultima parte del primo comma.
Uno specifico esempio di tali limiti si rinviene all’art. 1 del DPR n. 642/1972, norma che sottopone al pagamento dell'imposta di bollo le copie dichiarate conformi all'originale, rilasciate da notai o altri pubblici ufficiali.
Il secondo comma della norma disciplina il rilascio della copia di un
testamento pubblico, ovvero quello ricevuto da un notaio alla presenza di due testimoni (cfr.
art. 603 del c.c.).
Per tale tipo di testamento si prevede che, durante la vita del testare, ne possa essere spedita la copia esclusivamente ad istanza dello stesso testatore, di cui deve essere fatta menzione nella copia stessa.
Tale previsione trova riscontro anche nella normativa speciale, ed in particolare all’art. 67 Legge notarile, il quale dispone espressamente che il notaio non può permettere l'ispezione né la lettura, né dar copia degli atti di ultima volontà, e rilasciarne estratti e certificati, durante la vita del testatore, se non al testatore medesimo od a persona munita di speciale mandato in forma autentica.