Che cosa è e come si ottiene la data certa su un documento?

Quali tecniche si possono seguire e di quali strumenti ci si può avvalere per avere la garanzia della data certa su un qualsiasi documento senza spendere troppo denaro.

Si presenta molto spesso la necessità di dover cristallizzare in un determinato tempo un documento che ci riguarda direttamente o di cui siamo parti, al fine di poterne fare un eventuale uso in un momento successivo e per i fini più diversi.
Certamente la strada più comoda e veloce sarebbe quella di ricorrere ad un pubblico ufficiale (notaio, ad esempio) che fa tutto per noi, dando con il suo ministero certezza alla data riportata sul documento, o anche quella di presentare il documento all’Agenzia delle entrate per la sua registrazione (pagando in tal caso l’imposta di registro, determinata nella misura fissa di euro 200,00); ma vi sono anche altre strade che, seppure a volte con un percorso un po’ più lungo, consentono di raggiungere il medesimo risultato, sicuramente con un notevole risparmio di spesa.

L’esigenza di trovare soluzioni alternative si è posta in particolar modo da quando la società Poste Italiane Spa ha deciso di non fornire più il c.d. servizio di data certa, servizio dalla stessa società espletato fino alla data del 30 maggio 2016: fino a quel momento, chi voleva dare certezza alla data apposta su un proprio documento (contratto, dichiarazione unilaterale o anche altre scritture private non necessitanti della forma dell’atto pubblico) poteva tranquillamente recarsi presso un qualunque ufficio postale d’Italia e chiedere all’impiegato addetto l’apposizione del timbro postale per la data certa.
Dal 1° giugno 2016 questo servizio non viene più reso, ed ecco allora la necessità di inventarsi nuove soluzioni per cercare di risparmiare su un risultato che si può anche raggiungere in totale autonomia o quasi.

Vediamo di quali escamotage ci si può avvalere:

A) il primo sistema che si vuole qui consigliare (sicuramente orma il più al passo con i tempi e che ci consente di fare tutto da soli) è quello di servirsi della posta elettronica certificata (PEC), ma con un piccolo accorgimento: occorre scrivere il contenuto del documento o della lettera direttamente nel campo dedicato al testo del messaggio, non limitandosi ad inserirlo come allegato.
In questo modo la ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna che il sistema andrà a generare farà inequivocabilmente riferimento a quel testo, certificando l’esatto giorno ed ora in cui il messaggio è giunto a conoscenza del destinatario.

Ciò vale sia per i documenti che si intendono portare a conoscenza di un determinato destinatario sia per i documenti di cui si vuole conservare prova per se stessi; nel primo caso il documento verrà inviato alla casella PEC del nostro destinatario, mentre nel secondo caso saremo noi stessi i destinatari.
E’ chiaro che tale sistema sarà utilizzabile nel caso in cui sia noi che il destinatario risultiamo in possesso di una casella PEC, anche se non si tratta di qualcosa di impossibile, considerati i costi molto contenuti di tale servizio (un abbonamento standard annuale ad un qualunque gestore costa poco più di una sola raccomandata postale ordinaria).

B) una seconda soluzione potrebbe essere quella di avvalersi della c.d. data certa online, ossia di un sistema di validazione temporale elettronica, conforme al Regolamento UE n. 910/2014 c.d. eIDAS (electronic Identification Authentication and Signature).
Si tratta di un sistema che ha come limite il fatto che si possono rendere certi solo documenti elettronici; occorre, infatti, caricare un documento in formato PDF, il quale viene poi securizzato grazie al Timbro digitale securePaper, un vero e proprio sigillo elettronico, rappresentato da un QR Code apposto sul certificato di data certa.
Tra i documenti certificabili vi sono atti, contratti, ordini, dichiarazioni, testamenti, scritture private, contratti di trasporto e tutti quei documenti in generale di cui si vuole dare prova della loro esistenza.

B) la terza soluzione che si propone è di tipo meno tecnologico rispetto alle precedenti, adatta a chi ha meno dimestichezza con PC o smartphone: sarà sufficiente stilare il proprio documento su un qualunque foglio di carta, avendo cura di lasciare almeno una facciata bianca; a quel punto si dovrà ripiegare il documento in tre parti eguali (come se dovessimo inserirlo in una busta rettangolare), spillarlo dai lati più corti (le spille faranno da sigillo, in modo che nessuno abbia possibilità di leggerne il contenuto senza toglierle), e scrivere l’indirizzo completo del destinatario direttamente su uno dei lati bianchi.

Fatto ciò, ci si recherà presso un qualsiasi ufficio postale, chiedendo che ci venga fornito l’occorrente per inviare quel documento a mezzo raccomandata; sarà al momento dell’accettazione della raccomandata che l’impiegato postale apporrà direttamente sul documento in partenza il talloncino adesivo contenente un codice a barre con il numero di raccomandata, il quale sarà uguale a quello che verrà riportato sull’avviso di ricevimento che ritornerà al nostro indirizzo.
Da quel codice a barre e numero di raccomandata (che non va mai staccato dal documento) si potrà avere certezza della data in cui il documento è stato spedito, ed a quella data il documento non potrà che essere stato esistente e già formato.
Il costo in questo caso sarà quello di una qualsiasi raccomandata e varierà in base al peso del documento.

C) un quarto sistema, a cui si consiglia di ricorrere per documenti che possono assumere un’influenza di un certo rilievo sul nostro patrimonio, è quello di avvalersi della notifica a mezzo degli ufficiali giudiziari presenti sul territorio (il loro ufficio lo si trova presso ogni sede di Tribunale e la loro competenza si estende a tutto il territorio di competenza di quel Tribunale).

In questo caso la procedura da seguire sarà la seguente:

1. si dovranno intanto formare un originale ed una copia del documento la cui data si vuole rendere certa;
2. apporre su ognuno di essi una marca da bollo che va comprata in Tabaccheria (il costo è di 16 euro per ogni 4 facciate);
3. recarsi presso il competente Ufficio Notifiche e chiedere la notifica “a mani” o “a mezzo posta” di quel documento ad una qualsiasi delle parti che da esso risultano.

La scelta tra una delle due forme di notifiche la si potrà fare al momento stesso della richiesta, chiedendo agli ufficiali giudiziari quale delle due forme è meno costosa; il risultato, infatti, per noi sarà sempre lo stesso, in quanto ciò che ci interessa precipuamente sarà l’apposizione della relata di notifica da parte dell’ufficiale giudiziario notificatore, in cui si attesta inequivocabilmente che a quella data il documento era formato ed esistente.

Si tenga conto, peraltro, che la relata apposta dall’ufficiale giudiziario fa fede fino a querela di falso e che al momento in cui gli ufficiali giudiziari ricevono quell’atto sono tenuti ad apporre sul suo originale un timbro c.d. di “specifica”, riportante la data in cui l’atto è stato da loro preso in carico, il numero di cronologico che gli è stato assegnato e la specifica delle spese che abbiamo pagato per esso.
Il costo complessivo per tale operazione oscilla da 12 a 40 euro, ma si ritiene sia molto vantaggiosa sotto il profilo delle garanzie che può darci, in quanto vi sarà un pubblico ufficiale a dare certezza alla data del nostro documento.

Si tratta di un sistema che ci si sente di consigliare in particolare tutte le volte in cui siamo parti di un contratto in cui deve assumere rilievo la data della stipula, come ad esempio un contratto di comodato, con il quale, per le ragioni più disparate, si vogliono porre i propri beni al riparo dall’attacco di eventuali creditori.
Ma di questa forma ci si può avvalere anche per un contratto di affitto di azienda con soli beni mobili, per il quale non è richiesta la forma dell’atto pubblico e della successiva trascrizione nei pubblici registri (esempio un contratto di affitto di azienda vivaistica con attrezzature).

Come può notarsi, dopo l’ormai dismesso servizio svolto da Poste Italiane, rimane ancora qualche valida alternativa per rendere giuridicamente vivo in un determinato periodo storico il documento che ci interessa.

Tuttavia, se nessuna delle tecniche sopra viste, per una qualunque ragione, può farci sentire al sicuro, non resta altra soluzione che quella di rivolgersi ad uno studio notarile, soluzione per la quale si rende necessario approfondire alcune aspetti controversi.
Intanto va precisato che l’autentica notarile è stata da sempre distinta da quella amministrativa sostenendosi che, mentre in quella notarile viene anche verificato il contenuto del documento firmato, quella amministrativa è volta solo a provare l’autenticità della firma.
Ciò assume una sua rilevanza in quanto, stando così le cose, al notaio non potrebbe chiedersi di autenticare le sottoscrizioni su qualsiasi documento o atto gli venga sottoposto, temendo lo stesso di poter incorrere in responsabilità disciplinare qualora l’autentica dovesse essere apposta su un documento avente un contenuto da lui irricevibile.

Ed è proprio su tale tema che si è formato un acceso dibattito in dottrina e giurisprudenza, in quanto all’opinione della giurisprudenza secondo cui la funzione dell’autentica notarile deve intendersi limitata a quella di mera certificazione, si contrappone quella diffusa in ambito notarile di una progressiva e sempre più incisiva equiparazione all’atto pubblico della scrittura privata con sottoscrizione autenticata (dal che ne consegue, appunto, la necessità di un controllo di liceità, e dunque di legittimazione, da parte del notaio sul contenuto).
In particolare, secondo la giurisprudenza (cfr. Cass. 12.01.1978 n. 135; Cass. 15.01.1969 n. 55) “l’autenticazione, quale mezzo di riconoscimento, riguarda solo l’autenticità della sottoscrizione apposta in presenza del notaio da persona di cui questi abbia previamente accertato l’identità; conseguentemente, l’efficacia probatoria privilegiata dell’autentica è circoscritta strutturalmente al solo elemento estrinseco della sottoscrizione del soggetto che l’ha apposta, e cioè della provenienza delle dichiarazioni da quest’ultimo, senza alcuna interferenza con il contenuto intrinseco delle dichiarazioni stesse”.

Tale tesi ha ricevuto successiva conferma da Cass. Sez. Unite penali n. 2720 del 3 febbraio 1990 in cui, argomentandosi dall’art. 86 del Regolamento Notarile si sostiene che, poiché l’autenticazione della firma apposta alle scritture private consiste in una dichiarazione redatta alla fine delle scritture stesse, senza altra formalità oltre a quelle prescritte dall’art. 72 della Legge notarile, è chiaro che si tratta di un atto di certificazione del tutto autonomo rispetto al documento certificato, con la conseguenza che il notaio non può rifiutarsi di certificare l’autenticità della sottoscrizione ogni volta che ne sia richiesto, poiché non ricevendo un atto, ma semplicemente esternandolo, non troverebbe applicazione l’art. 28 della Legge notarile, il quale gli impone di effettuare un controllo di legalità sul contenuto dell’atto autenticato.

Purtroppo non la pensa in questo modo la dottrina notarile, probabilmente forte anche del fatto che in alcune isolate decisioni la stessa giurisprudenza ha ritenuto applicabile l’art. 28 L.N. anche all’autentica notarile (così Cass. 22.03.1994 n. 2699 e Cass. 09.04.1063 n. 907), considerando l’autentica così intesa come un sistema per poter conferire il crisma dell’ufficialità a negozi dal contenuto palesemente illecito.

Tale problema diventa ancor più complesso in questa che possiamo definire era del documento digitale, in quanto, mentre nel caso del documento cartaceo ci si poteva limitare a datare solo la firma, quindi un solo pezzo del documento, per risultare datato automaticamente anche il documento nella sua interezza, diversa è la situazione per il documento informatico, in cui la firma è un’azione del tutto diversa, una mera operazione crittografica e matematica, attraverso cui vengono solo aggiunti altri numeri e bit ai numeri e bit del documento, ponendoli in relazione logica tra di essi.
Ciò significa che per il documento informatico si pone ancor di più il problema della autentica da parte del notaio, considerato che la datazione di tale documento non può limitarsi ad un elemento che sia esterno o parziale (come per il documento cartaceo), ma deve investire ogni singolo bit ed ogni singolo elemento del documento (si potrebbe pensare a chi ha necessità di rendere certa la data di inserimento in rete di una determinata pagina web, al fine di dimostrarne l’originalità).

Sotto il profilo dei costi, sempre ammesso che si riesca a trovare un notaio disposto a rendere certa la data di un qualsiasi documento decidessimo di rendere opponibile a terzi, si applica la tabella D del Decreto del Ministero della Giustizia 20.07.2012 n. 140, la quale determina il compenso del notaio in un importo che può oscillare da euro 50,00 a euro 900,00, con aumento fino al doppio.

Per concludere, ricordiamo che la certezza della giuridica esistenza di un documento ad una precisa data è molto spesso necessaria a fini probatori e della possibilità di opporre ad eventuali terzi quel documento, e che tale esigenza la si deve far discendere direttamente dal nostro codice civile, ed in particolare dall’art. 2704 c.c., nella parte in cui dispone che la data della scrittura privata della quale non è autenticata la sottoscrizione non è certa e computabile riguardo ai terzi se non dal giorno in cui si verifica un fatto che stabilisca in modo certo l’anteriorità della formazione del documento.